Los proveedores representan un importante porcentaje de la cadena de valor de la empresa y tienen un papel fundamental en la satisfacción del cliente. En consecuencia, hay que esforzarse por integrarlos plenamente en la forma ética de hacer negocios.
Nos comprometemos a promover una relación y un crecimiento mutuo en beneficio de nuestros proveedores, apoyando a la micro, pequeña y mediana empresa. Fomentamos el trabajo con proveedores formales, que acompañen los principios de respeto al ser humano y protección del ambiente, que cuenten con instalaciones adecuadas no contaminantes, y nos oponemos al trabajo con proveedores que estén en falta con la ley del país o tengan algún tipo de trayectoria dudosa.
Para la elección de nuestros proveedores siempre se mantendrá la independencia de acuerdo a los intereses de la empresa. Prevalecerán siempre los criterios técnicos y las necesidades puntuales de la empresa, debiendo analizar a los potenciales proveedores por factores como la calidad, el precio y el profesionalismo ético.
Priorizamos trabajar con aquellos proveedores que cumplen con los siguientes requisitos y condiciones de selección:
Empresas y personas físicas legalmente constituidas, que cumplan a cabalidad todos los requisitos que la ley exige para su operación y se encuentren habilitadas por la SET para distribuir sus productos y/o prestar sus servicios.
Empresas cuyos productos o servicios cumplan con todos los requerimientos de calidad y eficiencia que KOGA y nuestra clientela demandan.
Empresas que respeten y promuevan la propiedad intelectual.
Empresas cuyos métodos de competencia y mercadeo sean éticos y que no incurran en ningún tipo de competencia desleal.
Horario y condiciones de trabajo
En cumplimiento con las leyes, regulaciones, códigos y normas de la industria aplicables, se espera que los proveedores garanticen que sus colaboradores gocen de condiciones de trabajo seguras y saludables, y estén sujetos a horarios de trabajo diarios o semanales razonables. No se debe exigir a los colaboradores que trabajen un número de horas mayor al permitido para períodos de trabajo regulares y horas extras conforme a las leyes reguladas por el Código de Trabajo.
No discriminación
Los proveedores deben implementar una política destinada a cumplir con todas las leyes locales y del país aplicables que prohíben la discriminación en la contratación y el empleo por motivos de raza, color de piel, religión, sexo, edad, discapacidad física, nacionalidad, credo o cualquier otra situación prohibida por ley.
Trabajo infantil
Los proveedores no deben emplear trabajadores menores de edad para el tipo de trabajo que se realiza en cualquiera de las instalaciones donde el proveedor desempeña actividades para KOGA o sus clientes. Los proveedores no deberán emplear a menores de 14 años bajo ninguna circunstancia. Si contratan a mayores de 16 años y menores de 18 años, deberán contar con la autorización del Ministerio de Trabajo y de sus padres.
Trabajo forzado
De conformidad con la ley aplicable, ningún proveedor debe realizar tareas o fabricar productos para KOGA o sus clientes con la utilización de mano de obra contratada bajo cualquier forma de servidumbre de cumplimiento forzoso, ni debe recurrir a amenazas de violencia, castigo físico, reclusión u otra forma de acoso o abuso físico, sexual, psicológico o verbal como método de disciplina o control.
Proveedores con triple impacto
Priorizaremos al proveedor que manifieste su interés y se comprometa con la búsqueda del impacto económico, ambiental y social a través de la mejora continua. KOGA se compromete a impulsar los emprendimientos con triple impacto y a fomentar el impacto positivo social y ambiental con todos sus grupos de interés.
Evaluación de proveedores
Se realizará de manera anual una evaluación a todos los proveedores, de manera a llevar un registro del trabajo que se realiza en conjunto y fortalecer las relaciones.
Procedimiento para pago a proveedores
El coordinador de cada proyecto deberá manejar los plazos de pago a sus proveedores de acuerdo a las fechas de pago establecidas con los aliados (30/60/90 días) y deberá indicar a cada proveedor que las facturas se deben entregar del 1 al 25 de cada mes. Se podrán adelantar por mail, pero para ser abonadas se deberá presentar la factura física.
No se abonará si no está la factura física, virtual o electrónica.
Las facturas físicas se reciben en Loffice (Bulnes 830 c/ España) de lunes a viernes de 8:30 a 18:00 hs. En caso de que la administración no se encuentre en el lugar, se pueden dejar en recepción y/o en portería, informando a la administración para que puedan ser retiradas. Una vez procesada la factura, se avisará por mail al proveedor de su correcta recepción y de que el pago se realiza a crédito, como mínimo a 30 días a partir de la entrega de la factura física, digital o electrónica oficial, salvo que exista otra negociación con el proveedor validada previamente con administración. El pago se realizará vía transferencia bancaria.
El coordinador deberá vincular al proveedor con la administración, poniéndola en copia por mail luego del cierre de la negociación del presupuesto con el proveedor, y deberá solicitar los datos para la transferencia bancaria y toda la información correspondiente (a qué proyecto corresponde, fecha estimada de pago, centro de costos, etc.). Se deberán completar los datos requeridos en la planilla de presupuestos y BP. Para que la administración pueda aprobar el pago final, se deberá contar con la aceptación del trabajo por parte del/la coordinador/a del proyecto y/o solicitante del trabajo.